Kamu ihalesinde teklif, teklif mektubu ve geçici teminat dahil ihaleye katılma şartı olarak istenen bütün belgelerle birlikte tek bir zarfa konur; zarfın yapıştırılan yeri imzalanıp mühürlenir ve ihale saatine kadar idareye ulaştırılır, saatten sonra verilen teklif açılmadan iade edilir (4734 sayılı Kanun m. 30). Verilen teklif, zeyilname düzenlenmesi hâli hariç geri alınamaz ve değiştirilemez; teklif mektubunda kazıntı, silinti veya düzeltme bulunması teklifi değerlendirme dışı bırakır (m. 30 ve 37).
Bu yazı teklif zarfının nasıl hazırlanacağını, teklif mektubunda hata yapıldığında ne olduğunu, geç ve postayla gönderilen teklifi, geri çekme ve değiştirme yasağını, zeyilname ve ihale dokümanındaki farkları, oturumda belge tamamlamayı, aritmetik hataları ve EKAP gibi elektronik sistemlerde hata yaşandığında hangi kayıtların saklanacağını anlatır.
Bu yazıda
- Teklif zarfı ve teklif mektubu
- Geç teklif, posta ve teklif geçerlilik süresi
- Teklifi geri çekme ve değiştirme
- İhale oturumunda zarfların açılması
- Belge eksikliği ve açıklama istenmesi
- Aritmetik hata ve birden fazla teklif
- İlan, doküman, teknik şartname ve zeyilname
- Alternatif teklif, ekonomik açıdan en avantajlı teklif ve eşit fiyat
- Elektronik sistemde hata ve temsil yetkisi
- Sık yapılan hatalar
- Kaynaklar
Teklif zarfı ve teklif mektubu
Teklif zarfının üzerine adınızın veya unvanınızın, tebligat adresinizin, işin adının ve idarenin adresinin yazılması; zarfın yapıştırılan yerinin imzalanıp mühürlenmesi gerekir (m. 30). Zarfa teklif mektubu ve geçici teminat dahil ihaleye katılma şartı olarak istenen bütün belgeler konur. Belli istekliler usulünde ön yeterliğe katılma şartı olarak istenen belgeler de aynı zarf esaslarına uygun biçimde idareye sunulur (m. 30 ve 31).
Teklif mektubunun üç şartı vardır: İhale dokümanını okuyup kabul ettiğinizi belirtmesi, bedelin rakam ve yazıyla uyumlu yazılması ve yetkililerce imzalanması. Kazıntı, silinti veya düzeltme bulunmamalıdır. Usulüne uygun olmayan teklif ilk oturumda tespit edilir ve değerlendirme dışı bırakılır (m. 30 ve 37). Bu nedenle mektubu yazmadan önce rakam ve yazı ile yazılan tutarı yan yana kontrol edin.
Geç teklif, posta ve teklif geçerlilik süresi
İhale saatinden sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir; teklifler sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir (m. 30). Posta ile gönderilen tekliflerin de ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme alınmayacak tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir; ancak saatten sonra ulaşan teklif yine kabul edilmez. Yani postadaki gecikme sizin sorumluluğunuzda kalır; teklifinizi son güne bırakmayın.
Teklif geçerlilik süresi ihale dokümanında belirtilir. İdare ihtiyaç duyarsa bu süreyi, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla, en fazla dokümandaki geçerlilik süresi kadar uzatabilir (m. 32). Uzatma talebini kabul etmeden önce fiyatınızın ve maliyetinizin bu süre boyunca geçerli kalıp kalmayacağını düşünün.
Teklifi geri çekme ve değiştirme
Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hâli hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez (m. 30). Teklif vermeden önce fiyatı ve şartları dikkatle kontrol etmeniz gerekir. İdare açıklama isteyerek de teklif fiyatınızı değiştirtemez: Net olmayan hususlarda yazılı açıklama istenebilir, ancak bu açıklama teklif fiyatında değişiklik yapılması veya dokümana uygun olmayan teklifin uygun hâle getirilmesi amacıyla istenemez ve yapılamaz (m. 37).
İhale oturumunda zarfların açılması
Komisyon, ihale saatinde kaç teklif verildiğini tutanakla tespit edip hazır bulunanlara duyurur, zarfları sırayla açar ve belge ile teminatın usulüne uygunluğunu kontrol eder; isteklilerin adları, teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanır ve bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez (m. 36). Oturumda belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Ancak teklifin esasını değiştirmemek kaydıyla belgelerdeki bilgi eksikliği için idare belirli bir süre vererek yazılı tamamlama isteyebilir; süresinde tamamlamayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı kalır ve geçici teminatı gelir kaydedilir (m. 36 ve 37).
Aritmetik hata ve birden fazla teklif
Tekliflerin ayrıntılı değerlendirmesinde birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir; aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır (m. 37). Çarpım, toplam ve birim fiyatların tutarlılığını teslimden önce ayrıca kontrol edin.
Alternatif teklif verilebilen haller dışında, bir istekli tarafından kendisi veya başkaları adına doğrudan ya da dolaylı olarak asaleten veya vekaleten birden fazla teklif verilmesi yasak fiildir ve ihalelerden yasaklama sonucu doğurabilir (m. 17). Mal alımı ihalelerinde ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm varsa alternatif teklifler de aynı şekilde hazırlanarak sunulur ve idari şartnamede nasıl değerlendirileceği belirtilir (m. 27 ve 30).
İlan, doküman, teknik şartname ve zeyilname
İlan yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır; maddi veya teknik hata ya da eksiklik nedeniyle değişiklik yapılırsa bunu içeren zeyilname, son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını sağlayacak biçimde doküman alanların tamamına gönderilir (m. 29). Zeyilname nedeniyle ek süre gerekirse ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün ertelenebilir; teklifini zeyilnameden önce vermiş olanlara tekliflerini geri çekip yeniden teklif verme imkânı tanınır. İstekliler ihale dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duyulan hususlarda, son teklif verme gününden yirmi gün öncesine kadar yazılı açıklama talep edebilir.
Bu kurallardan üç pratik sonuç çıkar. Birincisi, ilan ile şartnamedeki tarih veya koşullar çelişiyorsa ilanı, dokümanı ve varsa değişiklikleri birlikte kontrol edip çelişkiyi süresi içinde uygun başvuru kanalından açıklığa kavuşturmalısınız. İkincisi, ihaleyle ilgili sorunuzu telefonla sormanız ihale dokümanını değiştirmez; sözlü açıklama resmî doküman değişikliği yerine geçmez, açıklamaları ve değişiklikleri yazılı kayıttan takip edin. Üçüncüsü, zeyilname yayımlandığında eski teklif hazırlığıyla yola devam etmeyin; değişen koşulları ve süreleri yeniden kontrol edin, teklifinizin son dokümana uygunluğunu her ek ve yeterlik belgesi bakımından gözden geçirin.
Teknik şartnamede ise belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmez; ulusal veya uluslararası teknik standartların bulunmaması ya da teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hâllerinde “veya dengi” ifadesiyle marka veya model belirtilebilir (m. 12). Şartname tek markayı tarif ediyorsa ölçütlerin işin gereğiyle bağlantısını ve eşdeğer çözüm imkânını inceleyin; rekabeti sınırladığını düşündüğünüz ifadeyi madde numarasıyla gösterin.
Alternatif teklif, ekonomik açıdan en avantajlı teklif ve eşit fiyat
Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, sadece fiyata göre veya fiyatla birlikte işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışı unsurlara göre belirlenir (m. 40). Fiyat dışı unsurlar dikkate alınacaksa dokümanda bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları gösterilir. En düşük fiyat ekonomik açıdan en avantajlı teklif sayılan ihalelerde birden fazla istekli aynı fiyatı verirse, fiyat dışı unsurlar dikkate alınarak en avantajlı teklif belirlenir ve ihale buna göre sonuçlandırılır.
Elektronik sistemde hata ve temsil yetkisi
Elektronik ortamda teklif verirken sistem hata verirse hata zamanını, ekran görüntüsünü, işlem numarasını ve resmî destek kaydını saklayın. Bunun süreyi otomatik olarak uzattığını varsaymayın; ilan edilen teknik açıklamaları izleyin. Taslağı kaydetmek ile gönderimi tamamlamak aynı şey değildir; tamamlanan gönderim ve sistem teyidi önemlidir. Ayrıca e-imza yetkilisinin teknik olarak imza atabilmesi ile şirketi bağlama yetkisi aynı değildir: Sicil, vekâlet ve elektronik sistem yetkilendirmelerinin birbiriyle uyumlu olduğunu önceden kontrol edin.
Sık yapılan hatalar
- Teklif mektubunda silinti, düzeltme veya rakam-yazı uyuşmazlığı bırakmak.
- Teklifi son saatlere veya posta gecikmesine bırakmak.
- Teklif verdikten sonra fiyatı geri alabileceğini sanmak.
- Zeyilnameyi görmeden eski dokümana göre teklif hazırlamak.
- Telefonla alınan sözlü bilgiyi doküman değişikliği saymak.
- Birim fiyat cetvelinde aritmetik hatayı fark etmemek.