Kamu ihalesinde yeterlik; mali durum, mesleki ve teknik kapasite ve ihale dışı bırakılma sebepleri bakımından değerlendirilir ve hangi belgelerin isteneceği ihale dokümanında belirtilir (4734 sayılı Kanun m. 10). Geçici teminat teklif bedelinin yüzde üçünden az olmamak üzere alınır (m. 33), kesin teminat ise ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden yüzde altı oranında alınır (m. 43). Yapım işlerinde son onbeş yıl, mal ve hizmet alımlarında son beş yıl içindeki iş deneyimi dikkate alınır (m. 10).
Bu yazı ihalede istenen yeterlik belgelerini, iş deneyim belgesinin kullanımını, ihale dışı bırakılma sebeplerini, ortak girişim ve taahhütname kurallarını, geçici ve kesin teminatı, teminatın iadesi ile gelir kaydını ve aşırı düşük teklif açıklamasını anlatır.
Bu yazıda
- Ekonomik, mali, mesleki ve teknik yeterlik
- İş deneyim belgesi: süre, benzer iş, kiralama yasağı
- İhale dışı bırakılma: borç, iflas, sahte belge, yasaklılık
- Taahhütname, belge sahibinin kuracağı şirket ve ortak girişim
- Geçici teminat: oran, tür, süre ve iade
- Kesin teminat ve danışmanlık ihalesi
- Teminatın haczedilememesi ve gelir kaydı
- Aşırı düşük teklif ve ihalenin iptali
- Sık yapılan hatalar
- Kaynaklar
Ekonomik, mali, mesleki ve teknik yeterlik
İhale konusu işin niteliğine göre Kanundaki bilgi ve belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı ihale dokümanında ve ilan veya davet belgelerinde belirtilir (m. 10). Ekonomik ve mali yeterlik için bankalardan temin edilen mali durum belgeleri, yayımlanması zorunlu bilanço veya bilançonun gerekli bölümleri ile toplam ciro veya ihale konusu işle ilgili ciroyu gösteren belgeler istenebilir. Mesleki ve teknik yeterlik için örneğin odaya kayıtlı olduğunuzu gösteren belge, iş deneyimini gösteren belgeler, kapasite, kalite, personel, makine ve ekipman bilgileri ve gerektiğinde numune veya katalog istenebilir. Hangileri isteniyorsa ilanda ve dokümanda yazılıdır; yeterlik ölçütleri ihaleden ihaleye değişir.
İş deneyim belgesi: süre, benzer iş, kiralama yasağı
Yapım işlerinde geçici kabulü yapılan işler için son onbeş yıl, mal ve hizmet alımlarında kabul işlemleri tamamlanan işler için son beş yıl içindeki deneyimi gösteren belgeler esas alınır (m. 10). Deneyim belgeleri ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin sözleşmelerle kanıtlanır; yapım ve yapımla ilgili hizmet işlerinde geçici kabulü yapılmış işlerden, ayrıca belli gerçekleşme oranına ulaşan devam eden işlerden alınan belgeler de kullanılabilir. Belgedeki tutarın tamamını doğrudan kullanabileceğinizi varsaymayın: belgenin türü, güncelleme ve benzer iş koşulları dokümandaki hesaplama ve yeterlik şartlarıyla karşılaştırılmalıdır.
İş bitirme, yönetim veya denetim suretiyle elde edilen belgeler belge sahibi kişi veya kuruluşlar dışındaki istekliler tarafından kullanılamaz; belgeler devredilemez, kiraya verilemez ve satılamaz. Yapımla ilgili hizmet işlerinden elde edilen belgeler yapım işlerinde kullanılamaz; denetim veya yönetim faaliyetleri nedeniyle alınan belgeler ise beşte bir oranında dikkate alınır. Belge sahibi mühendis veya mimar yeni bir tüzel kişilik kuruyorsa, o tüzel kişinin belgeyi kullanabilmesi için belge sahibinin en az bir yıldır tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip olması ve bu sürede sözleşmelerin yürütülmesinde temsil ve yönetime yetkili olması gerekir.
İhale dışı bırakılma: borç, iflas, sahte belge, yasaklılık
Kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu veya kesinleşmiş vergi borcu olan; iflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilan eden veya işlerini askıya alan; bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ya da sahte belge verdiği tespit edilen istekliler ihale dışı bırakılır (m. 10). Hangi borçların kapsama gireceği ve tutarlar Kurum tarafından ilgili idarelerin görüşü alınarak belirlenir; güncel tutarı ve düzenlemeyi resmî kaynaktan kontrol edin. Sahte belge ya da yanıltıcı bilgi vermek yasak fiillerden olduğu için ayrıca ihalelerden yasaklama ve ceza süreçlerini de gündeme getirebilir (m. 10 ve 17).
Kamu ihalelerine katılmaktan idarelerce veya mahkeme kararıyla geçici ya da sürekli yasaklanmış kişiler doğrudan, dolaylı ya da alt yüklenici olarak ihalelere katılamaz; ihale kararı onaylanmadan önce yasaklılık durumu teyit edilir (m. 11 ve 40). Bir teklifin değerlendirme dışı kalması ile ihalelere katılma yasağı ayrı işlemlerdir; her kararın dayanak ve başvuru yolu ayrıca incelenmelidir (m. 10 ve 58).
Taahhütname, belge sahibinin kuracağı şirket ve ortak girişim
Hangi belgelerin taahhütname olarak sunulabileceğini Kurum belirler; gerçeğe aykırı taahhütname sunanlar ihale dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir; ihale üzerinde kalan istekli, taahhüt ettiği durumu sözleşmeden önce belgelemek zorundadır (m. 10). Ortak girişimlerde her ortak, dokümandaki yeterlik şartlarının kendisine düşen kısmını sağlamalıdır; ortakların payları ve yeterlik koşullarının paylaşımı ayrı kurallara tabidir. Ortak girişim iş ortaklığı veya konsorsiyum biçiminde kurulur; ihale iş ortaklığı veya konsorsiyum üzerinde kalırsa sözleşmeden önce noter tasdikli sözleşme verilmesi gerekir ve iş ortaklığında üyeler müştereken ve müteselsilen sorumludur (m. 14). Başvurmadan önce her ortağın sağlaması gereken şartları bir tabloda toplayın; diğer ortağın belgelerinin sizin için de yeterli olacağını varsaymayın.
Geçici teminat: oran, tür, süre ve iade
Geçici teminat teklifin ciddiyetini güvenceye almak için verilir ve teklif edilen bedelin yüzde üçünden az olmamak üzere isteklinin belirleyeceği tutarda alınır; danışmanlık ihalelerinde dokümanda belirtilirse alınmayabilir (m. 33). Teminat olarak tedavüldeki Türk parası, teminat mektupları ve Hazine tarafından ihraç edilen devlet iç borçlanma senetleri kabul edilir; teminat mektupları dışındaki teminatlar ihale komisyonlarına teslim edilmez, saymanlık veya muhasebe müdürlüklerine yatırılır (m. 34).
Teminat mektuplarında süre belirtilir ve bu süre tekliflerin geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla olmalıdır; teklif geçerlilik süresi uzatılırsa mektupların süresi de aynı süre kadar uzatılır (m. 35). Metindeki küçük bir tarih hatası bile tutar, süre ve şekil şartlarını etkileyerek değerlendirmeyi değiştirebilir; belgeyi dokümandaki koşullarla satır satır karşılaştırın.
İhale üzerinde kalan ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin teminat mektupları ihaleden sonra muhasebe birimine teslim edilir; diğer isteklilerin teminatları hemen iade edilir, ikinci teklif sahibinin teminatı ise sözleşme imzalandıktan hemen sonra iade edilir (m. 34). Belgeleri süresinde tamamlamayan, gerçeğe aykırı taahhütname sunan, yasağa rağmen ihaleye katılan veya sözleşmeyi imzalamayan isteklilerin geçici teminatı gelir kaydedilir; her durumun şartı ilgili maddede ayrıca düzenlenmiştir (m. 10, 11, 37 ve 44).
Kesin teminat ve danışmanlık ihalesi
Kesin teminat taahhüdün sözleşme ve doküman hükümlerine uygun yerine getirilmesini güvenceye alır; sözleşmeden önce ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden yüzde altı oranında alınır, sınır değerin altında teklif verenlerden daha yüksek oran istenebilir (m. 43). Dokümanda belirtilmesi kaydıyla danışmanlık hizmet ihalelerinde kesin teminat sözleşmeden önce alınmayabilir; bu durumda düzenlenecek her hakedişten yüzde altı oranında yapılacak kesintiler teminat olarak alıkonulur.
Teminatın haczedilememesi ve gelir kaydı
Her ne suretle olursa olsun idarece alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz; yani idarenin elindeki teminat üzerinde haciz veya ihtiyati tedbir yoluna gidilemez (m. 34). Gelir kaydı ise Kanunda sayılan durumlarda uygulanır; örneğin sözleşmeyi imzalamamak bu sonucu doğurabilir (m. 44).
Aşırı düşük teklif ve ihalenin iptali
Aşırı düşük teklif, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre fiyatı aşırı düşük bulunan tekliftir; komisyon bunları reddetmeden önce belirlediği süre içinde teklifin önemli bileşenleriyle ilgili yazılı açıklama ister, açıklama yetersizse veya hiç yapılmazsa teklif reddedilir (m. 38). Komisyon imalat sürecinin, verilen hizmetin veya yapım yönteminin ekonomik olmasını, seçilen teknik çözümleri, isteklinin avantajlı koşullarını ve teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğünü gibi hususlardaki açıklamaları değerlendirir. Genel bir fiyat listesi çoğunlukla yeterli olmaz; açıklamanızı idarenin talep ettiği bileşenlere ve belgelendirme usulüne uygun hazırlayın.
İhale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır; bu teklif sadece fiyata göre belirlenebildiği gibi fiyat dışı unsurlarla birlikte de belirlenebilir (m. 40). İdare, ihale komisyonu kararı üzerine verilmiş bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir; iptal bütün isteklilere derhal bildirilir, idare bu nedenle bir yükümlülük altına girmez, ancak talep hâlinde iptal gerekçesini bildirir (m. 39).
Sık yapılan hatalar
- İş deneyim belgesini başka bir firmaya kiralamak veya devretmek.
- Kesinleşmiş vergi ve SGK borcu durumunu ihaleden önce kontrol etmemek.
- Teminat mektubunun süresini teklif geçerlilik süresine göre hesaplamamak.
- Gerçeğe aykırı taahhütname vermek; bu hâlde geçici teminat gelir kaydedilir.
- Aşırı düşük teklif açıklamasında genel bir fiyat listesiyle yetinmek.