Defter tutmak zorunda olanlar defterleri ve belgeleri ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklamak zorundadır (Vergi Usul Kanunu m. 253 ve 254); faturanın ise malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en fazla yedi gün içinde düzenlenmesi gerekir (m. 231). Vergi mükellefi olmak, işe başlama ve işi bırakma bildirimleri ile şirket yöneticilerinin sorumluluğu da aynı kanunun ilk ve ortak hükümlerine dayanır.
Bu yazı defter ve belge düzenini, faturayı ve diğer belgeleri, mükellef ile vergi sorumlusu farkını, işe başlama ve işi bırakma bildirimlerini, mirasçıların sorumluluğunu ve kapanan şirketin vergi borcunun yöneticiye çıkıp çıkmayacağını anlatır.
Bu yazıda
- Defter tutma, tasdik, kayıt süresi ve saklama
- Fatura ve diğer belgeler
- Mükellef, vergi sorumlusu ve sözleşmelerin etkisi
- Şirket yöneticisinin ve ortakların sorumluluğu, kapanan şirket
- Mirasçıların sorumluluğu ve ek süre
- İşe başlama, adres değişikliği ve işi bırakma bildirimi
Defter tutma ve saklama
- Kimler tutar: Ticaret ve sanat erbabı, ticaret şirketleri, iktisadi kamu müesseseleri, dernek ve vakıf iktisadi işletmeleri, serbest meslek erbabı ve çiftçiler Vergi Usul Kanununa göre defter tutar; basit usulde vergilendirilenler gibi bazı gruplar zorunluluktan istisnadır (m. 172 ve 173).
- Dil: Defter ve kayıtların Türkçe tutulması zorunludur. Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla başka dilden de kayıt yapılabilir; belgelerde Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla yabancı para birimi kullanılabilir (m. 215).
- Kayıt süresi: Kayıtların işin hacmine uygun bir zaman içinde yapılması gerekir ve on günden fazla geciktirilemez. Fiş ve bordro gibi belgelerle kayıt tutanlarda esas defterlere intikal kırk beş günü geçemez; günlük kasa ve benzeri defterlere işlemler günü gününe yazılır (m. 219).
- Tasdik: Eskiden beri işe devam edenler defteri kullanacakları yıldan önceki son ayda tasdik ettirir; ertesi yıl da kullanmak isteyenler Ocak ayında tasdiki yeniletir. Defterleri iş yerinin bulunduğu yerdeki noter tasdik eder (m. 221-223). Elektronik defterlerde belirlenen usul ve süreler içinde berat alınması veya onay yapılması tasdik hükmündedir; süresinde alınmazsa defterler tasdik ettirilmemiş sayılır (m. 226).
- Silme ve düzeltme: Defterlere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silerek okunamaz hâle getirmek yasaktır. Yanlış rakam veya yazı okunacak şekilde çizilip üst veya yan tarafa ya da ilgili hesaba doğrusu yazılarak düzeltilir (m. 217).
- Saklama ve ibraz: Defter ve belgeler beş yıl saklanır; defter tutmayanlar da aldıkları fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzunu aynı süre saklar (m. 253-254). Muhafaza etmek zorunda olduğunuz defter, belge ve elektronik kayıtlarınızı, erişim için gereken bilgi ve şifrelerle birlikte muhafaza süresi içinde yetkili memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için sunmak zorundasınız (m. 256).
Fatura ve diğer belgeler
- Fatura nedir: Satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek için satıcı tarafından müşteriye verilen ticari belgedir; düzenleme tarihi, seri ve sıra numarası, tarafların kimlik bilgileri, malın veya işin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı yer alır (m. 229 ve 230).
- Düzenleme süresi: En geç yedi gün içinde düzenlenir; Bakanlık bu süreyi indirebilir veya anında düzenleme zorunluluğu getirebilir. Süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır (m. 231).
- Zorunlu bilgiler eksikse: Kullanımı zorunlu belgelerin öngörülen zorunlu bilgileri taşımaması hâlinde bu belgeler vergi kanunları bakımından hiç düzenlenmemiş sayılır (m. 227).
- Fatura isteme: Fatura vermek ve fatura istemek ve almak zorunda olanlar kanunda sayılır; bunların dışındakiler için satıcının fatura vermesi, alışverişin tutarı kanundaki sınırı aşarsa veya siz isterseniz zorunludur (m. 232). Fatura zorunluluğu olmayan satışlarda perakende satış fişi, makineli kasa kayıt rulosu veya giriş ve yolcu taşıma bileti ile tevsik yapılır (m. 233).
- Müstahsil makbuzu: Gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçiden mal satın alan tüccar, bedeli ödediği sırada iki nüsha müstahsil makbuzu düzenler; bu makbuz tüccarda fatura yerine geçer (m. 235).
- Serbest meslek makbuzu: Serbest meslek erbabı, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilat için iki nüsha serbest meslek makbuzu düzenleyip bir nüshasını müşteriye vermek zorundadır (m. 236).
- Ücret bordrosu: İşverenler her ay ödedikleri ücretler için ücret bordrosu tutar; bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenir ve imzalanır (m. 238).
- Belgesiz gider: Örf ve teamüle göre belgeye bağlanması alışılmış olmayan küçük giderler, belgesinin temini mümkün olmayan giderler ve götürü belirlenen giderler için ispat edici belge aranmaz; gerçek miktarlarıyla kaydedilmeleri ve işin genişliğine uygun olmaları şarttır (m. 228).
Mükellef ve vergi sorumlusu
Mükellef, vergi kanunlarına göre vergi borcu doğan kişidir; vergi sorumlusu ise verginin ödenmesi bakımından vergi dairesine karşı muhatap olan kişidir (m. 8). Vergi kanunlarının kabul ettiği haller dışında, mükellefiyete veya vergi sorumluluğuna ilişkin özel sözleşmeler vergi dairelerini bağlamaz; sözleşme taraflar arasındaki paylaşımı etkileyebilir, vergi dairesine karşı yükümlülüğün kimde olduğu ise vergi kanunlarına göre belirlenir. Vergiyi doğuran olayın kanunlarla yasak edilmiş olması mükellefiyeti kaldırmaz (m. 9). Küçüklerin ve kısıtlıların ödevleri kanuni temsilcileri tarafından yerine getirilir (m. 9 ve 10).
Şirket yöneticisinin sorumluluğu ve kapanan şirket
Tüzel kişilerin kanuni temsilcileri ödevlerini yerine getirmezse, bu yüzden tüzel kişinin varlığından alınamayan vergi ve bağlı alacaklar, ödevi yerine getirmeyenlerin varlıklarından alınır; ödeyen temsilci asıl mükellefe rücu edebilir (m. 10). Müdürlükten ayrılmak her eski yükümlülüğü otomatik sona erdirmez: tasfiye edilerek sicilden silinen şirketin tasfiye öncesi dönemleri için kanuni temsilcilerden, tasfiye dönemi için tasfiye memurlarından herhangi biri adına tarhiyat yapılabilir; limited şirket ortakları sermaye payı oranında sorumlu olur (m. 10). Bu yüzden atama ve ayrılış belgeleri ile kamu alacağının ait olduğu dönem eşleştirilmelidir. Vergi kesintisi yapmak zorunda olanlar verginin tam kesilip ödenmesinden sorumludur ve asıl mükellefe rücu hakları saklıdır (m. 11).
Ölen yakının vergi borcu
Ölen mükellefin ödevleri, mirası reddetmemiş mirasçılarına geçer; her mirasçı ölenin vergi borcundan yalnızca miras hissesi oranında sorumlu olur (m. 12). Vergi kanunlarında ayrı hüküm bulunmayan hâllerde, ölüm dolayısıyla mirasçılara geçen ödevlerin yerine getirilmesinde bildirme ve beyanname verme sürelerine üç ay eklenir (m. 16). Mirası reddettiyseniz bu sorumluluk doğmaz; ret süreleri için Medeni Kanun hükümlerine bakmalısınız.
İşe başlama, adres değişikliği, işi bırakma
- Bildirim: Vergiye tabi ticaret ve sanat erbabı, serbest meslek erbabı ve kurumlar vergisi mükellefleri işe başlamayı vergi dairesine bildirmek zorundadır; gerçek kişilerde bildirim işe başlama tarihinden itibaren on gün içinde yapılır (m. 153 ve 168).
- Dükkân kiralamak yetmez: İş yeri açmaktan maksat, belli yerde fiilen ticari veya sınai faaliyete geçmektir; yerin sadece tutulmuş olması veya içinde tesisat yapılması iş yerinin açıldığını göstermez. Ticaret siciline kaydolmak ise iş yeri açılmamış olsa bile işe başlama sayılır (m. 154).
- Serbest meslek: Muayenehane veya yazıhane gibi özel iş yeri açmak, tabela asmak, devamlı mesleki ilan yapmak veya mesleki teşekküle kaydolmak işe başlama belirtisidir (m. 155).
- Adres değişikliği: Bilinen iş yeri adresini değiştiren mükellef yeni adresini bildirmek zorundadır; değişiklik bildirimleri olayın gerçekleştiği tarihten itibaren bir ay içinde yapılır (m. 157 ve 168).
- İşi bırakma: Vergiye tabi olmayı gerektiren muamelelerin tamamen durdurulması ve sona ermesi işi bırakmadır; işlerin geçici bir süre durdurulması işi bırakma sayılmaz (m. 161). Ölüm işi bırakma hükmündedir ve ölümü mirası reddetmemiş mirasçılar bildirir; mirasçılardan birinin bildirmesi diğerlerini bu ödevden kurtarır (m. 164).
- Taahhütlü posta: Yazılı bildirmelerin taahhütlü posta ile gönderilmesi caizdir ve postaya verildiği tarih vergi dairesine verilme tarihi yerine geçer; aynı kural beyannameler için de geçerlidir. Posta makbuzunu saklayın (m. 170).
Sık yapılan hatalar
- Faturayı yedi günlük süreyi geçirerek düzenlemek;
- Defter kaydını silmek veya kazımak;
- Adres değişikliğini bir ay içinde bildirmemek;
- Şirket müdürlüğünden ayrılınca eski dönem borçlarından kurtulduğunu sanmak.
Kaynaklar
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu: mevzuat.gov.tr